當(dāng)然了，通過手工錄入大量的人事信息會(huì)是一件非常繁重的工作。若是我們能夠熟練掌握outlook2003郵件系統(tǒng)的功能就可以方便快捷的建立本公司的人才簡歷庫，用設(shè)置相關(guān)項(xiàng)來提示人員面試情況，這無疑可以減少工作中的失誤，同時(shí)也可以減少重復(fù)勞動(dòng)，也就避免前面描述的尷尬場景。

　　如何建立公司簡歷人才庫、如何避免重復(fù)面試的錯(cuò)誤？我們的思路是這樣的：

　　我們通過設(shè)置Outlook郵件規(guī)則來分類收集簡歷郵件，這使得簡歷郵件區(qū)別于其它郵件，有利于我們分類查找。同時(shí)我們通過郵件類別和后續(xù)標(biāo)志設(shè)置來標(biāo)注面試人員情況，通過類別排序，可以非常容易的看到已面試人員的面試情況，無論是初試、復(fù)試還是三試。

　　如果我們將后續(xù)標(biāo)志設(shè)置成以人員姓名為主，按照后續(xù)標(biāo)志排序后同名人員就會(huì)非常容易辨認(rèn)，再看其他面試標(biāo)注信息或者其簡歷情況，也可以很容易的找出是否是同一個(gè)人面試。如果日后遇到面試主管替換的情況，只要這些郵件都有保留就沒關(guān)系了，所以這里要提醒的是定時(shí)將郵件數(shù)據(jù)做備份是非常重要的。

　　通過outlook2003郵件系統(tǒng)的設(shè)置，最終成果如圖表1所示：

圖表 1

　　1、設(shè)置郵件規(guī)則：

　　在這里我們首先要設(shè)置簡歷篩選文件夾和已約面試文件夾。其目的是便于簡歷收集和預(yù)約面試之用。通過設(shè)置郵件規(guī)則，凡是帶有“簡歷”標(biāo)題的郵件都會(huì)自動(dòng)收集到此文件夾中，這樣便于篩選簡歷。同理您也可以設(shè)置來自本公司不同部門的郵件規(guī)則便于工作信息整理。

　　設(shè)置簡歷收集的郵件規(guī)則步驟：

　　1) 在收件夾中建立“簡歷篩選文件夾”

　　2) 點(diǎn)擊菜單欄上的工具→郵件規(guī)則

　　3) 新建規(guī)則

　　4) 在選擇模板中選擇“將主題詞含有特定詞的郵件移至文件夾”選項(xiàng)

　　5) 在郵件規(guī)則中選擇“選特定詞”

　　6) 在查找文本對話框中輸入“簡歷”

　　7) 將它移 動(dòng)到步驟一建好的“簡歷篩選文件夾”

　　如下列圖表2所示：需要再次提醒的是我們及時(shí)備份這些郵件數(shù)據(jù)，可以避免因?yàn)殡娔X系統(tǒng)的原因而丟失數(shù)據(jù)，那樣可就得不償失了。當(dāng)我們收集的簡歷數(shù)量達(dá)到一定程度后，可以通過郵件系統(tǒng)的導(dǎo)出功能，將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入到excel表格中，進(jìn)行保存。

圖表 2

　　2、設(shè)置郵件類別和后續(xù)標(biāo)志：

　　設(shè)置郵件類別主要是為了設(shè)置初試、復(fù)試、三試的面試類別。設(shè)置后續(xù)標(biāo)志，主要是為了設(shè)置面試人員面試情況，比如姓名，面試信息，面試結(jié)果等。一旦這些項(xiàng)目設(shè)置好了，就可以根據(jù)我們的需要將郵件進(jìn)行排序了，比如想看一下這個(gè)月復(fù)試人員都有誰?我們可以按照郵件類別進(jìn)行排序，再查看后續(xù)標(biāo)志中的面試日期。

　　設(shè)置郵件類別的步驟如圖表3、4、5所示：

　　1) 右鍵點(diǎn)擊郵件標(biāo)題欄；

　　2) 選擇排列方式→自定義，如果圖表3；

　　3) 在自定義視圖對話框中點(diǎn)擊字段按鈕，如圖表4；

　　4) 選擇添加“類別”和“后續(xù)標(biāo)志”點(diǎn)“確定”，如圖表4；

　　5) 右鍵點(diǎn)擊任→封郵件選擇“類別”在“項(xiàng)目屬于這些類別”中添加“初試、復(fù)試、三試”字段，如圖表5。

圖表 3

圖表 4

圖表 5

　　當(dāng)類別設(shè)置好后，我們就可以設(shè)置后續(xù)標(biāo)志了，這主要為了可以輸入面試人員簡要面試情況，以便日后可以按照面試人員姓名等進(jìn)行排序查詢。

　　設(shè)置郵件后續(xù)標(biāo)志步驟如圖表6、7所示：

　　1) 右鍵點(diǎn)擊郵件標(biāo)題欄→后續(xù)標(biāo)志→添加提醒，如圖表6；

　　2) 在后續(xù)標(biāo)志對話框中可以輸入面試人員相關(guān)信息比如面試人員姓名、時(shí)間和面試情況這樣可以在日后的郵件瀏覽中非常容易了解此人當(dāng)時(shí)面試的信息情況。如圖表7。

圖表 6

圖表 7

　　最后的設(shè)置成果圖如圖表1所示，這樣我們無需錄入大量面試人員信息到excel里，只要簡單的設(shè)置郵件類別和后續(xù)標(biāo)志就可以輕松解決重復(fù)面試的問題，何樂而不為呢?!

(責(zé)任編輯：admin)

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