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Outlook辦公室應(yīng)用實(shí)例之工作有條不紊

時(shí)間：2006-08-02 15:25 來(lái)源：天極網(wǎng) 作者：天極網(wǎng) 閱讀：次

繁多的工作有時(shí)讓人感覺(jué)應(yīng)接不暇，如果你的覺(jué)悟還停留在“好記性不如爛筆頭”的層面上，那可要抓緊時(shí)間提高了。對(duì)于工作管理的革新個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該是：人腦+爛筆頭+電腦。這三者是相互支撐，沒(méi)有誰(shuí)不如誰(shuí)的地方。

　　如果我們將自己的多項(xiàng)工作通過(guò)頭腦分析分出輕重緩急，然后將這些事情羅列在筆記本上，標(biāo)注提醒的時(shí)間等，再利用電腦來(lái)完成時(shí)間的自動(dòng)提醒功能。也許這樣我們的工作會(huì)變得輕松些。用Microsoft Office outlook2003中的自動(dòng)提醒等功能，來(lái)幫助我們更好的管理自己的工作。

　　其最終效果如圖1所示：

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圖表1

　　這是Microsoft Office outlook2003中的日歷界面，通過(guò)設(shè)置后我們可以清晰看到每天不同的工作內(nèi)容，或者對(duì)于每天、每周重復(fù)的工作都可以設(shè)置其中并進(jìn)行提醒。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)我們自己的設(shè)置定時(shí)彈出對(duì)話框，這起碼可以減輕我們?nèi)四X記憶的壓力。我們不如用更多的空間去記憶那些值得我們記憶的事情，比如我們父母的生日……

　　1、設(shè)置自動(dòng)提醒步驟：

　　1) 點(diǎn)擊Microsoft Office outlook2003菜單欄中的“動(dòng)作”→“新建約會(huì)”如圖表2

　　2) 在輸入工作內(nèi)容后，比如每周一的工作例會(huì)等我們需要設(shè)置一個(gè)固定的時(shí)間提醒我們，由于每周必有，所以我們讓系統(tǒng)自動(dòng)循環(huán)提醒，您需要點(diǎn)擊“重復(fù)周期”進(jìn)行設(shè)置

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圖表2

　　2、工作日志設(shè)置步驟：

　　我們除了可以利用outlook2003中定時(shí)提醒功能幫助我們的工作，還可以利用其任務(wù)管理功能對(duì)我們的工作日程進(jìn)行管理。這里不僅可以設(shè)置工作計(jì)劃，還可以記錄相應(yīng)工作的進(jìn)展情況。我們可以將工作日志將手寫變成打字。

　　1) 切換到任務(wù)對(duì)話框窗口

　　2) 點(diǎn)擊菜單欄上的新建按鈕，新建任務(wù)

　　3) 可以輸入你今天的工作內(nèi)容

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圖表 3

　　在我們寫完工作日志后，任務(wù)中就會(huì)出現(xiàn)我們的工作日志情況。這一天下來(lái)，我們做了哪些工作，哪些是完成的(系統(tǒng)會(huì)根據(jù)填寫內(nèi)容，在完成任務(wù)處劃條橫線以示此任務(wù)完成)而哪些是沒(méi)有完成的任務(wù)系統(tǒng)會(huì)顯示紅色字體。我們還可以根據(jù)系統(tǒng)的排序、查找功能方便快捷的查找相應(yīng)任務(wù)，這方面可能會(huì)稍優(yōu)于筆記本。

(責(zé)任編輯：admin)

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