Outlook離線文件夾讓移動辦公更輕松
對于外出旅行或者其它離線工作者來說，要有效的利用Outlook確實是一項挑戰(zhàn)。而提高工作效率的一個很好的策略就是啟用Outlook的離線文件夾功能。下面我就來介紹一下如果利用這個功能提高大家的工作效率。
設置Outlook 的離線文件夾
離線文件夾可以讓你像正在聯(lián)機一樣操作Outlook的各種功能。要激活這個功能，你可以根據(jù)不同的Outlook版本按照以下步驟進行。
針對Outlook 2000：
1.在Tools菜單中選擇Services。
2.雙擊Microsoft Exchange Server 進入屬性設置。
3.點擊Advanced 選項卡，選擇Enable Offline Use 復選框，然后點擊OK。
4.點擊OK 關閉Options對話框并重啟動Outlook。
針對Outlook 2002：
1.在Tools菜單中，選擇 E-Mail Accounts ，然后點擊View Or Change Existing E-Mail Accounts 并點擊Next。
2.在Accounts 列表中，選擇Microsoft Exchange Server 并點擊Change。
3.點擊More Settings。
4.點擊Advanced 復選框，并點擊Offline Folder File Settings 按鈕。
5.在File區(qū)域，鍵入一個路徑，以便保存離線文件.OST 到本地硬盤上。你也可以選擇默認路徑。之后點擊OK。
6.如果.OST文件不存在，Outlook會詢問你是否要創(chuàng)建。這時要選擇Yes。
7.點擊OK，點擊Next，然后點擊Finish。
如果你總是連接在LAN上，那么離線文件夾同樣非常有用。當局域網(wǎng)無法正常工作時，你依然可以正常使用郵件、聯(lián)系人以及日程表。
針對Outlook 2003：
1.進入File 菜單，選擇 Work Offline.
2.在Set Up To Work Offline 對話框中點擊OK(如圖A)。
3.之后出現(xiàn)的對話框表明Outlook 已經完成離線文件夾的建立。如果你希望在電腦上建立一個.OST文件，并把服務器中的數(shù)據(jù)拷貝到本地，則點擊Yes，否則點擊No。如果你選擇不是立即將服務器數(shù)據(jù)拷貝到.OST文件，那么可以在以后按[F9]鍵實現(xiàn)這個功能。
圖A
新的離線文件夾格式
Outlook 2003支持新的離線文件夾格式，可以讓用戶保存更多的服務器數(shù)據(jù)。然后新的文件格式并不兼容老版本的Outlook。在建立.OST文件時，系統(tǒng)會依據(jù)管理員的設定、Exchange服務器版本以及Exchange所使用的數(shù)據(jù)文件格式來決定該采用新格式還是舊格式。
自動同步離線文件夾
當用戶連接在網(wǎng)絡上時，可以制定某一時間來自動同步離線文件夾。這個同步工作會將本地的離線文件夾完全與Exchange服務器上對應的文件夾保持一致。以下是針對不同版本的Outlook激活自動同步功能的方法。
針對Outlook 2000：
1.進入 Tools 菜單，選擇Options并點擊Mail Services 選項卡。
2.要想在Outlook關閉時同步文件夾，你可以在Mail Options下選擇When Online, Synchronize All Folders Upon Exiting。
3.要想每隔一段時間同步一次，則選擇 When Online, Automatically Synchronize All Offline Folders ，并設定同步間隔時間(默認為60分鐘同步一次)。
4.要想在離線時自動同步文件夾，則選擇When Offline, Automatically Synchronize。同時還需要指定要同步全部文件夾還是只同步郵件或日程表等內容，之后再設定同步間隔時間，然后點擊OK。
針對Outlook 2002 或2003：
1.進入Tools菜單，選擇 Send/Receive Settings 并點擊Define Send/Receive Groups 打開如圖B所示的對話框
2.在Group 列表中，選擇一個組(默認為全部賬號)。
3.設置在線時的自動同步，在When Outlook Is Online下選擇Schedule An Automatic Send/Receive Every X Minutes。然后指定一個間隔時間(默認為5分鐘)。
4.設置離線時的自動同步，在When Outlook Is Offline下選擇 Schedule An Automatic Send/Receive Every X Minutes。然后指定一個間隔時間(默認為5分鐘)。
5.要在退出Outlook時進行同步(連線時)，則選擇 Perform An Automatic Send/Receive When Exiting。
圖B
手動同步離線文件夾
用戶可以在任何時候手動同步離線文件夾。
在 Outlook 2000中，可以按以下步驟進行：
1.進入Tools菜單，選擇Synchronize。
2.點擊All Folders 或This Folder。
在Outlook 2002 或2003中，按照以下步驟進行：
1.進入Tools 菜單，選擇Send/Receive。
2.點擊Send 和Receive All 來同步文件夾。
3.要同步一個文件夾組，需要選擇相應的Send/Receive 組。(組是通過Tools菜單中的Send/Receive Settings選項建立的)
另外，當使用Outlook 2003 Cached Exchange模式時，Outlook會利用本地硬盤上的.OST 文件建立Exchange郵箱的副本。離線文件夾下的.OST 文件可以自動與服務器同步，因此你無需再進行自動或者手動同步的工作。
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(責任編輯：admin)
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